Trong bối cảnh công nghệ phát triển như vũ bão, chúng ta thường xuyên đối mặt với vô vàn tác vụ đòi hỏi sự chú ý. Từ email, thông báo ứng dụng, cho đến các dự án phức tạp, việc sắp xếp và hoàn thành công việc hiệu quả trở thành thách thức lớn. Nỗi lo bỏ lỡ, áp lực thời gian khiến nhiều người rơi vào vòng xoáy của sự bận rộn giả tạo, làm việc không có trọng tâm và dễ dẫn đến tình trạng kiệt sức. Là chuyên gia tại diemhencongnghe.com, chúng tôi hiểu rằng việc tìm kiếm một phương pháp quản lý công việc hiệu quả, giúp bạn vượt qua sự hỗn loạn và thực sự tăng năng suất là cực kỳ cần thiết. Giải pháp cốt lõi cho vấn đề này không hề phức tạp: hãy tuân thủ một nguyên tắc duy nhất, kiên định với nó, và hành động. Tôi đã ngừng suy nghĩ quá nhiều và bắt đầu thực hiện – từng tác vụ một, theo đúng thứ tự ưu tiên.
Nguyên Tắc Danh Sách Ưu Tiên (Priority List Rule): Sức Mạnh Từ Sự Đơn Giản
Nguyên tắc này vô cùng đơn giản nhưng lại mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc: Hãy tạo một danh sách các công việc của bạn, sắp xếp chúng theo mức độ quan trọng, sau đó hoàn thành chúng theo đúng trình tự đó mà không bỏ qua hay nhảy việc.
Đó chính là nguyên tắc. Không cần bất kỳ “thủ thuật” phức tạp nào, không hệ thống mã hóa màu sắc, và cũng không cần các ứng dụng năng suất cao cấp liên tục gửi nhắc nhở. Tôi gọi đây là Nguyên Tắc Danh Sách Ưu Tiên, và nó đã chứng tỏ tính hiệu quả vượt trội.
Bạn xác định điều gì quan trọng nhất, cam kết thực hiện theo thứ tự đó, và bắt tay vào làm. Không dựa trên việc gì nhanh nhất, dễ nhất, hay thú vị nhất, mà hoàn toàn dựa trên mức độ cấp bách, thời hạn chót, hoặc yêu cầu từ quản lý hay đồng đội của bạn.
Đây là lúc hầu hết mọi người vấp ngã. Họ viết ra danh sách và ngay lập tức muốn bỏ qua các hạng mục khó. Công việc số 1 có vẻ quá nặng nề, nên họ nhảy sang Công việc số 6 để có một “thành công nhanh”, đuổi theo dopamine trong khi tự thuyết phục bản thân rằng họ đang làm việc hiệu quả.
Tâm trí làm việc hiệu quả: Monotasking so với Multitasking trong quản lý công việc
Thật không may, đó không phải là năng suất thực sự. Dự án “khẩn cấp” mà sếp bạn nhắc đến hai lần tuần trước? Vẫn chưa được động đến. Hạng mục quan trọng phải nộp vào buổi trưa? Bị bỏ qua trong khi bạn dọn dẹp hộp thư đến hoặc chỉnh sửa slide của ngày hôm qua.
Nguyên Tắc Danh Sách Ưu Tiên chấm dứt tình trạng này, không sắp xếp lại và không thỏa hiệp. Bạn làm việc quan trọng nhất trước, rồi đến việc thứ hai, sau đó là việc thứ ba – luôn theo đúng thứ tự.
Phương pháp này không hào nhoáng, và chắc chắn nó sẽ không mang lại cho bạn ảo giác về sự tiến bộ. Với cách này, bạn sẽ không thể gạch bỏ năm mục dễ dàng liên tiếp, nhưng bạn sẽ nhận thấy những kết quả ý nghĩa. Các dự án được hoàn thành, ưu tiên luôn rõ ràng, và bạn ngừng lãng phí năng lượng vào việc quyết định nên làm gì mỗi vài phút.
Xây Dựng Danh Sách và Trao Quyền Tuyệt Đối cho Nó
Bạn không thể tuân theo một hệ thống không tồn tại. Bắt đầu bằng cách liệt kê mọi công việc bạn đang nghĩ đến – nhỏ, lớn, đang dang dở, hoặc chỉ là những ý tưởng. Ghi xuống mọi thứ bạn có thể nghĩ ra. Đừng lo lắng về việc phân loại vội, hãy coi đây như việc bày ra các công cụ trước khi bắt đầu xây dựng.
Ví dụ minh họa danh sách công việc chưa được sắp xếp theo ưu tiên
Khi danh sách hoàn tất, hãy bắt đầu sắp xếp mọi thứ. Không phải theo những gì có vẻ thú vị hay sẽ gây ấn tượng với người khác, mà theo mức độ cấp bách và liên quan. Tránh dán nhãn “ưu tiên cao” cho mọi thứ, vì điều đó không thực sự ưu tiên mức độ quan trọng của các công việc. Đây là một cách tiếp cận thực tế, không phải cảm tính.
Tôi thường tự hỏi mình những câu này: Việc gì cần hoàn thành trước vì người khác đang chờ đợi? Công việc nào, nếu bị trì hoãn, sẽ gây ra sự gián đoạn lớn nhất? Những công việc xuất hiện trong đầu bạn chính là những việc thuộc về đầu danh sách. Nếu tôi không chắc liệu Công việc A hay Công việc B quan trọng hơn, tôi luôn hỏi. Một tin nhắn nhanh cho quản lý có thể giúp tôi tiết kiệm nhiều ngày làm việc lãng phí.
Ví dụ minh họa danh sách công việc đã được sắp xếp khoa học theo mức độ ưu tiên
Một khi danh sách đã được hoàn thiện, thách thức bắt đầu. Nhiều người thất bại ở đây, không phải vì họ không tạo danh sách đúng cách, mà vì họ không tuân thủ nó đúng cách. Họ có thể bắt đầu đúng hướng, nhưng rồi những lời bào chữa bắt đầu len lỏi vào: “Công việc số 3 ngắn hơn và tôi chỉ có 20 phút,” hoặc “Tôi không có tâm trạng cho Công việc số 1 ngay bây giờ, hãy để tôi làm Công việc số 5.” Họ nhảy việc và chọn những mục dễ hơn, rơi vào những sai lầm phổ biến trong quản lý thời gian.
Đây là một cái bẫy tự tạo. Mỗi lần đi chệch hướng đều đánh đổi hiệu quả lấy sự thoải mái. Bạn có thể bận rộn, nhưng bạn sẽ không tiến lên theo một cách thực sự năng suất.
Nếu bạn đã bỏ công sức để ưu tiên, hãy tin tưởng vào công việc bạn đã đặt vào đó. Đừng liên tục quyết định lại cả ngày của mình mỗi 15 phút; Công việc số 1 nghĩa là bắt đầu với Công việc số 1. Hãy cam kết hoàn thành chúng theo thứ tự đó và giữ nguyên thứ tự đã viết. Não bộ của bạn sẽ cố gắng đàm phán lại, đừng để nó làm vậy.
Ưu Tiên Không Phải Đoán Mò, Đó Là Nghệ Thuật Giao Tiếp
Nhiều người coi việc ưu tiên là một nhiệm vụ cá nhân – bạn ngồi một mình với suy nghĩ của mình, đưa ra một quyết định và tự mình tiến hành. Điều đó có thể hiệu quả trong một số trường hợp, nhưng nhiều người trong chúng ta đã bị cấp trên khiển trách vì dành hai ngày cho một việc lẽ ra có thể chờ một tuần.
Bước này là thiết yếu: nếu bạn không biết, hãy hỏi. Đây là một phần quan trọng của việc tuân theo Nguyên Tắc Danh Sách Ưu Tiên.
Nguyên tắc này hoạt động tốt nhất khi đi kèm với giao tiếp rõ ràng. Nếu bạn từng nghi ngờ công việc nào có trọng lượng hơn, chỉ cần hỏi. Gửi một tin nhắn nhanh cho trưởng nhóm hoặc quản lý của bạn, nói điều gì đó tương tự như: “Hôm nay tôi có Công việc A và Công việc B trên bàn, anh/chị muốn tôi xử lý việc nào trước?”
Nếu quản lý của bạn không phản hồi, hãy tìm sự hướng dẫn từ một đồng nghiệp đáng tin cậy hoặc trưởng nhóm – và luôn ghi lại các quyết định của bạn. Khi bạn mắc kẹt chờ đợi ý kiến, tốt hơn là tiến lên một cách thận trọng hơn là đình trệ. Hãy hỏi người quen thuộc với dự án để có quan điểm của họ và ghi lại ngắn gọn những gì bạn đã quyết định, tại sao và khi nào bạn liên hệ.
Không một quản lý hợp lý nào sẽ phạt bạn vì tìm kiếm sự rõ ràng. Trên thực tế, hầu hết đều đánh giá cao cách tiếp cận chủ động. Thà dành 60 giây để hỏi xin hướng dẫn còn hơn dành hàng giờ để sửa chữa một sai lầm do đoán mò mà không lên tiếng.
Loại Bỏ Quyết Định Dựa Trên Tâm Trạng: Kỷ Luật Vượt Trội
Tâm trạng là mối đe dọa thầm lặng nhất đối với sự nhất quán. Bạn tỉnh táo hơn vào buổi sáng, hòa đồng hơn sau bữa trưa và kiệt sức vào giữa buổi chiều. Chẳng bao lâu, thứ tự công việc của bạn dựa trên cảm giác của bạn, chứ không phải điều gì quan trọng. Đó là cách cả tuần trôi đi. Bạn lãng phí năng lượng để sắp xếp lại công việc sao cho phù hợp với tâm trạng thay vì thực hiện theo ưu tiên.
Nhiều người cố gắng biện minh cho việc bỏ qua các nhiệm vụ khó khăn vì họ quá mất tập trung hoặc đang có dấu hiệu kiệt sức. Thay vì tuân theo một danh sách ưu tiên, họ tìm kiếm những lối tắt phù hợp với tâm lý hiện tại của mình.
Nguyên tắc này đảo ngược điều đó. Thay vì bẻ cong danh sách công việc của bạn để phù hợp với tâm trạng, bạn làm ngược lại: quản lý tâm trạng của mình để đáp ứng các yêu cầu của danh sách.
Trong trường hợp của tôi, điều đó có thể có nghĩa là lên lịch cho nhiệm vụ khó nhất của mình vào những thời điểm tập trung cao độ, hoặc nghỉ giải lao ngắn để nạp lại năng lượng trước một nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung cao. Tôi có xu hướng uống nước, vươn vai, điều chỉnh lại mắt, ra ngoài nhanh chóng – bất cứ điều gì giúp tôi chuẩn bị hành động. Dù làm gì, tôi cũng không sắp xếp lại hoặc bỏ qua các nhiệm vụ.
Hãy nghỉ ngơi ngắn giữa mỗi nhiệm vụ, không chỉ trong những nhiệm vụ dài. Những khoảng nghỉ ngắn, ngay cả một hoặc hai phút, cũng giúp bạn thiết lập lại sự tập trung. Thói quen nhỏ này có thể cải thiện năng suất của bạn bằng cách ngăn ngừa mệt mỏi tinh thần khi bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.
Danh sách vẫn không đổi; tâm trạng của bạn là biến số mà bạn kiểm soát. Có một cảm giác nhẹ nhõm đi kèm với điều đó. Không suy nghĩ quá nhiều, không nghi ngờ, chỉ có tiến độ ổn định.
Xây Dựng Đà Tiến Bộ, Không Phụ Thuộc Vào Động Lực
Mặc dù có nhiều cách để tăng động lực làm việc, nhưng động lực có thể dao động mạnh mẽ. Nếu bạn dựa vào động lực làm yếu tố thúc đẩy, kết quả công việc của bạn sẽ không đều và không đáng tin cậy. Thay vào đó, Nguyên Tắc Danh Sách Ưu Tiên xây dựng dựa trên đà tiến bộ.
Đà tiến bộ không phụ thuộc vào cảm giác của bạn, nó được tạo ra bằng cách bắt tay vào và hoàn thành từng nhiệm vụ một. Khi bạn hoàn thành một mục ưu tiên cao – dù khó khăn đến đâu – chiến thắng đó sẽ tạo ra hiệu ứng tích lũy. Bởi vì bạn đã và đang tiến về phía trước, nhiệm vụ tiếp theo đột nhiên có vẻ dễ quản lý hơn.
Quan trọng hơn, nó ngăn chặn ảo giác về sự tiến bộ. Dễ dàng tự lừa dối bản thân rằng bạn đang làm việc hiệu quả bằng cách gạch bỏ nhiều nhiệm vụ dễ dàng, nhưng nếu không có nhiệm vụ nào trong số đó thực sự thúc đẩy công việc, bạn chưa đạt được tiến bộ thực sự. Tập trung vào những công việc bận rộn không mang lại kết quả hữu hình, nó chỉ mang lại cảm giác dễ chịu trong khoảnh khắc đó.
Một người đang ghi chú các công việc vào sổ tay để quản lý thời gian hiệu quả
Theo kinh nghiệm của tôi, đà tiến bộ đến từ năng suất. Ngay cả khi tôi chỉ hoàn thành một nhiệm vụ trong một ngày, tôi vẫn có thể tạo ra động lực tiến lên ý nghĩa. Kiểu tiến bộ đó cho phép tôi xây dựng sự tự tin, tạo ra kết quả tổng hợp và kiếm được niềm tin tại nơi làm việc của mình.
Hãy quên đi sự hài lòng phù du từ những chiến thắng nhỏ, thay vào đó hãy hướng tới đà tiến bộ lâu dài đến từ việc hoàn thành những gì thực sự quan trọng. Khi bạn bắt đầu tạo ra động lực, danh sách sẽ trở nên thỏa mãn hơn để tuân theo.
Khi Lệch Khỏi Danh Sách: Luôn Có Thể Khởi Động Lại
Sẽ có những ngày bạn thất bại, như tôi đã từng rất nhiều lần. Cuối cùng, bạn sẽ hành động theo tâm trạng, bị phân tâm bởi những yêu cầu khẩn cấp, hoặc bỏ qua hoàn toàn nguyên tắc. Điều đó là bình thường, nhưng điều quan trọng là cách bạn phản ứng khi đi chệch hướng.
Đừng lấy thất bại làm lý do để bỏ đi hệ thống của bạn, hãy dùng nó làm bằng chứng về lý do Nguyên Tắc Danh Sách Ưu Tiên quan trọng. Khoảnh khắc bạn nhận ra mình đã đi lạc hoặc sắp xếp lại danh sách, hãy dừng lại, hít thở, quay lại danh sách của mình và cam kết lại với thứ tự đã đặt ra.
Không có gì đáng xấu hổ khi khởi động lại và không cần phải hoảng sợ, bạn không cần tạo ra một kế hoạch hoàn toàn mới. Bạn cần tin tưởng vào kế hoạch hoạt động hiệu quả và thực hành kiên trì tuân thủ nó.
Một người đàn ông làm việc trên máy tính xách tay với Pomodoro và biểu đồ năng suất xung quanh
Với Nguyên Tắc Danh Sách Ưu Tiên, bạn có thể dễ dàng và hiệu quả cải thiện toàn bộ quy trình làm việc của mình. Hãy biến việc tạo danh sách, thiết lập thứ tự và thực hiện từng mục một, không thỏa hiệp, thành một điểm quan trọng. Chỉ vậy thôi. Bạn sẽ ngạc nhiên khi sự rõ ràng nhanh chóng thay thế sự hỗn loạn như thế nào.
Để tìm hiểu thêm về các phương pháp và công cụ công nghệ giúp tối ưu hóa năng suất cá nhân và doanh nghiệp, hãy tiếp tục khám phá các bài viết chuyên sâu khác trên diemhencongnghe.com! Đừng ngần ngại để lại bình luận và chia sẻ kinh nghiệm của bạn về việc áp dụng nguyên tắc ưu tiên công việc trong cuộc sống hàng ngày.
