Trong nhiều năm, danh sách công việc (to-do list) là “cứu cánh” của tôi, nhưng dần dà, nó lại trở thành nguồn cơn của sự căng thẳng. Hàng núi công việc chưa hoàn thành khiến tôi cảm thấy lạc lối, và đó là lúc tôi quyết định phải thay đổi cách làm việc của mình.
Những vấn đề cố hữu của To-do List truyền thống
Ban đầu, tôi không nhận ra, nhưng thực tế có khá nhiều vấn đề liên tục phát sinh với các danh sách to-do truyền thống mà hầu hết mọi người (bao gồm cả tôi) đều sử dụng. Một số vấn đề nổi bật bao gồm:
Hình ảnh minh họa danh sách To-do List dài dằng dặc, gây cảm giác choáng ngợp và khó quản lý công việc
Danh sách dài dằng dặc gây choáng ngợp
To-do list dường như có một cách “len lỏi” để cứ thế dài ra, dài ra cho đến khi chúng trở thành những danh sách khổng lồ mà rất ít người có thể hoàn thành. Danh sách to-do của tôi, được lập vào cuối mỗi ngày và lưu trong Google Doc, cuối cùng dài đến mấy trang – mỗi ngày!
Những gì bắt đầu chỉ là vài nhiệm vụ dễ quản lý nhanh chóng biến thành một quả cầu tuyết khổng lồ, và trước khi kịp nhận ra, bạn đã mắc kẹt dưới một trận tuyết lở nhiệm vụ. Ngay cả khi sử dụng các ứng dụng lập kế hoạch để sắp xếp, tôi vẫn cảm thấy lạc lối giữa quá nhiều việc cần làm khi nhìn thấy chúng được viết ra trên “giấy”.
Khó khăn trong việc ưu tiên công việc
Một trong những điều tôi vất vả nhất với to-do list là làm thế nào để quyết định việc gì cần ưu tiên. Có quá nhiều nhiệm vụ cùng đòi hỏi sự chú ý của tôi, và nếu một ngày trôi qua, tôi lại thêm hai đến năm nhiệm vụ mới, việc sắp xếp chúng vào đâu gần như là bất khả thi. Chưa kể đến việc rất dễ bị cuốn vào việc “check” các mục hơn là tập trung vào việc hoàn thành chúng một cách “đúng đắn”.
Kỳ vọng phi thực tế và cảm giác thất bại
Một vấn đề khác nảy sinh là tôi đã đặt ra quá nhiều kỳ vọng phi thực tế cho bản thân, và khi không hoàn thành tất cả các mục trong danh sách to-do, tôi cảm thấy như một thất bại. Dù tôi đã hoàn thành bao nhiêu đi chăng nữa, dường như lúc nào cũng còn nhiều việc phải làm. Cảm giác không ngừng “chưa đủ” này thường làm xói mòn động lực và lòng tự trọng của tôi, điều này không hề tốt khi bạn muốn hoàn thành công việc.
Bước ngoặt: Khi To-do List trở thành gánh nặng
Tôi vẫn nhớ rõ cái ngày mà danh sách to-do cuối cùng đã khiến tôi cảm thấy thất vọng hơn là mang lại năng suất. Đó là một ngày thứ Tư ngẫu nhiên, và tôi đã lên kế hoạch từng nhiệm vụ cho cả ngày, với ý định hoàn thành tất cả trước khi tối đến.
Minh họa danh sách To-do List được phân loại bằng màu sắc, biểu trưng cho sự phức tạp và khó khăn khi không đạt được tiến độ công việc
Nhưng, khi thời gian trôi đi, tôi càng cảm thấy căng thẳng và quá tải hơn, không thể đạt được bất kỳ tiến triển ý nghĩa nào. Chính trong khoảnh khắc bế tắc tột độ đó, tôi biết mình phải tìm một cách làm việc khác.
Để làm được điều đó, trước tiên tôi phải hiểu rằng năng suất thực sự không chỉ là việc tích cực hoàn thành các nhiệm vụ một cách vô tri – mà là việc tập trung vào các mục tiêu có ý nghĩa và đạt được tiến bộ dài hạn hướng tới chúng. Vì vậy, thay vì các danh sách, tôi cần một hệ thống cho phép tôi điều chỉnh những gì tôi muốn làm hàng ngày với tầm nhìn và giá trị dài hạn của mình.
Cuối cùng, thay vì dựa vào các danh sách to-do truyền thống, tôi đã áp dụng thực hành “morning review” (đánh giá buổi sáng). Đó là một buổi kiểm tra hàng ngày vào mỗi buổi sáng, xoay quanh việc phản tư về ngày hôm trước và đặt ra những ưu tiên rõ ràng hơn cho ngày sắp tới.
Morning Review là gì và hoạt động như thế nào?
“Morning review”, đối với tôi, là một phương tiện có chủ đích và có ý nghĩa để bắt đầu mỗi ngày với sự rõ ràng và mục đích. Tôi dành vài phút để nhìn lại những gì mình đã hoàn thành vào ngày hôm trước, những gì đã học được, và những thách thức đã gặp phải. Tôi cũng xác định hai hoặc ba mục tiêu chính mà tôi muốn đạt được cho ngày sắp tới, cả trong ngắn hạn và dài hạn.
Không giống như một danh sách to-do thông thường, vốn chỉ tập trung vào số lượng và việc hoàn thành, một buổi “morning review” nhấn mạnh vào việc có chủ đích và ưu tiên những gì quan trọng nhất. Thay vì làm mình choáng ngợp với một danh sách các nhiệm vụ và việc vặt dường như không bao giờ kết thúc, tôi cẩn thận chọn lọc một số lượng giới hạn các mục tiêu có ý nghĩa mà sẽ tác động tích cực đến các mục tiêu tổng thể của mình.
Buổi “morning review” của tôi cũng khuyến khích sự linh hoạt và khả năng thích ứng. Nó nhận ra rằng các ưu tiên có thể, và sẽ, thay đổi trong suốt cả ngày, và điều đó cho phép điều chỉnh mà không khiến tôi cảm thấy thất bại. Cách tiếp cận này giúp tôi giữ vững sự tập trung vào những gì thực sự quan trọng và giúp tôi tránh bị lạc lối trong những chi tiết nhỏ nhặt.
Vì sao Morning Review mang lại hiệu quả vượt trội?
Nhìn chung, tôi cảm thấy “morning review” đã thay đổi cuộc chơi về năng suất và tổng thể hạnh phúc của tôi. Bằng cách tập trung vào một vài mục tiêu chính trong suốt cả ngày và dài hạn, tôi cảm thấy ít bị choáng ngợp hơn và kiểm soát tốt hơn ngày của mình.
Buổi “morning review” của tôi cũng giúp tôi giữ vững các mục tiêu dài hạn và đảm bảo rằng các hành động hàng ngày của tôi phù hợp với tầm nhìn tổng thể về thành công. Bắt đầu mỗi ngày với một kế hoạch và mục đích rõ ràng đã mang lại cho tôi động lực và sự quyết tâm để đối mặt với mọi thử thách một cách trực diện.
Công cụ công nghệ hỗ trợ Morning Review hiệu quả
Tôi nhận thấy rằng, cũng như với hầu hết mọi thứ, việc sử dụng công nghệ có thể giúp buổi “morning review” của tôi dễ dàng hơn rất nhiều. Tôi thường sử dụng Google Doc, giống như với To-Do-List trước đây, để ghi lại suy nghĩ của mình, mặc dù chúng ít là danh sách các mục cần làm mà thay vào đó là danh sách các ưu tiên chính trong ngày. Tôi cũng đồng bộ Google Calendar để đảm bảo ghi lại các cuộc họp đã lên lịch, các thời hạn cứng, và bất kỳ cam kết gia đình nào mà tôi biết sẽ diễn ra trong ngày đó.
Và, khi tôi không có quyền truy cập vào laptop hoặc phải làm những việc khác như nấu bữa sáng, tôi thường sử dụng kỹ năng My Notebook trên Alexa để nói ra những điều cần suy nghĩ thay vì viết chúng ra ngay lập tức. Điều đó có nghĩa là tôi có thể làm hai việc cùng một lúc, ngay cả khi tôi không nhất thiết thích chia sự chú ý của mình theo cách đó.
Các phương pháp quản lý năng suất khác đã thử nghiệm
Trước khi quyết định gắn bó với “morning review”, tôi đã thử nghiệm một số phương pháp khác. Time-blocking (chia khối thời gian) là một trong số đó. Đó là khi bạn lên lịch các khoảng thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ thay vì liệt kê chúng ra. Nó hoạt động khá tốt để tập trung vào các dự án lớn, nhưng lại khó duy trì khi mọi thứ không diễn ra theo kế hoạch.
Tôi cũng đã thử gán chủ đề cho mỗi ngày, ví dụ như “ngày làm việc vặt” hoặc “ngày sáng tạo”. Điều đó giúp tôi tập trung, nhưng lại không hiệu quả khi có việc khẩn cấp phát sinh và làm đảo lộn lịch trình.
Cuối cùng, dù bạn tiếp tục sử dụng các danh sách to-do truyền thống hay áp dụng một cách tiếp cận mới, chìa khóa thực sự là tìm ra phương pháp nào phù hợp nhất với bạn và giúp bạn duy trì sự sắp xếp, động lực và sự tập trung. “Morning review” đã là một công cụ vô giá trong thói quen hàng ngày của tôi, và tôi hy vọng nó cũng có thể mang lại những lợi ích tương tự cho bạn. Hãy bắt đầu từ những điều nhỏ bằng cách kết hợp danh sách hiện tại của bạn với một buổi “morning review” để dần làm quen với thói quen lên kế hoạch cho ngày của mình. Khám phá thêm các phương pháp tối ưu năng suất hiệu quả khác tại diemhencongnghe.com để tìm ra phong cách làm việc của riêng bạn!
